Felaktiga fakturor placeras i en särskild lista, där användarna kan granska dem och vidta lämpliga åtgärder.
Karantänfunktionen är tillgänglig för företag som använder Qvalia för att hantera leverantörsfakturor. Den bidrar till att minska fel och säkerställer kvaliteten på inkommande fakturor genom att automatiskt identifiera dubbletter och transaktioner med bristande information vid PDF-skanning. Felaktiga fakturor placeras i en särskild lista, där användarna kan granska dem och vidta lämpliga åtgärder.
- Klicka på Karantän i huvudmenyn.
- Under fliken Nya placeras inkommande fakturor med identifierade brister. I listvy kan du granska bland annat källa och feltyp.
- Klicka på Åtgärder och Se faktura för att granska innehållet och avgöra rätt åtgärd, se nedan.
Så här hanterar du dubbletter
Dubblettfakturor markeras som Dubblett i kolumnen Feltyp i listvyn. Klicka på knappen Åtgärder vid den specifika fakturan som du vill hantera i listvyn. Användaren har tre huvudsakliga val:
Se Faktura: Granska fakturan för att avgöra rätt åtgärd.
Hantera fakturafel: Agera för att lösa det problem som identifierats. Här har användaren två två valmöjligheter.
- Uppdatera original: Du kan välja att uppdatera den ursprungliga fakturan med ny fakturainformation. Originalfakturan kommer att bli uppdaterad med information från fakturan som flaggades som dubblett.
- Arkivera faktura: Dubbletten kommer att sparas i Karantän under fliken Arkiv i listvyn.
Ignorera faktura: Ingen åtgärd sker och fakturan sparas i Karantän under fliken arkiv.
Så här hanterar du fakturor av låg informationskvalitet
Fakturor av låg skanningskvalitet markeras som Låg kvalitet i kolumnen Feltyp i listvyn. Klicka på knappen Åtgärder vid den specifika fakturan som du vill hantera i listvyn. Användaren har två huvudsakliga val:
- Se faktura: Granska underlaget som inte har kunnat skannas. Användaren behöver kontakta leverantören för att begära en ny faktura eller skanna fakturan på nytt.
- Ignorera faktura: Ingen åtgärd sker och fakturan sparas i Karantän under fliken Arkiv
Avaktivera dubblettkontrollen
Dubblettkontrollen i karantän kan stängas av, exempelvis om kontroll genomförs manuellt eller av tredjepartssystem.
Ändring och avaktivering av dubblettkontrollen görs av Qvalia, kontakta oss via help@qvalia.com.
Läs om vilka fakturor som placeras i karantän.