Min faktura har inte kommit fram

Öppna transaktionsloggen (engelska: organizational logs), som du når bredvid företagsnamnet. Finns meddelandet inte där har det aldrig nått Qvalia, och felet ligger i kanalen in.
Finns raden: läs Status, Status update och Direction. Processed betyder att meddelandet har behandlats, Pending eller Delayed att det ännu inte är klart och Error att det har stoppats.
Transaktionsloggen är den tillförlitliga källan. Att fakturan ännu inte syns under Fakturor betyder inte att den är osänd.
Har meddelandet lämnat Qvalia utan fel ligger nästa steg hos mottagaren eller hos din egen IT, inte hos Qvalia.

1. Öppna transaktionsloggen

Transaktionsloggen nås bredvid företagsnamnet i portalen. Den visar de meddelanden som har kommit in till Qvalia.

Raden finns: gå vidare till steg 2.
Raden saknas helt: meddelandet har aldrig nått Qvalia. Då är felet i kanalen in, inte i behandlingen. Se avsnittet "Om meddelandet aldrig kom in till Qvalia" längre ned.

2. Sök upp meddelandet med filterfunktionen

Loggen har filter och sökning. Du kan bland annat filtrera på status, till exempel Error, och du kan söka i metadata: påminnelser hittas exempelvis genom att söka på reminder.

Att filtrera på Error är den enskilt mest effektiva kontrollen. I ett dokumenterat ärende hittade kunden på det sättet 99 fakturor som låg som fel, och kunde åtgärda grundorsaken i sitt eget affärssystem.

Vill du bli meddelad när felfiler läggs på din SFTP kan Qvalia sätta upp en e-postavisering. Ange vilken adress aviseringarna ska gå till när du beställer det.

3. Läs statusen

Status

Vad den betyder

Vad du gör

Pending

Meddelandet väntar på behandling.

Vänta och kontrollera igen.

Delayed

Behandlingen tar längre tid än väntat.

Vänta och kontrollera igen. Kontakta supporten om statusen inte ändras.

Processed

Meddelandet har behandlats utan anmärkning.

Ingen åtgärd.

Warning

Meddelandet har öppnats på nytt i regelprocessen och statusen är inte slutgiltig.

Avvakta och kontrollera igen.

Processed with warning

Meddelandet har behandlats och levererats, men det finns en anmärkning.

Läs informationen på raden. Skicka inte om enbart på grund av statusen.

Error / Fel

Validerings- eller leveransfel. Vanligaste orsakerna är att filen inte är Peppol-valid eller att mottagaruppgiften är felaktig.

Läs felorsaken på raden och åtgärda i det system som skapade filen.

Statusarna beskrivs i detalj i artikeln om statusar i transaktionsloggen.

4. Lita på loggen, inte på fakturalistan

En faktura kan ligga i transaktionsloggen utan fel och ändå saknas i fakturalistan. Ladda om webbläsaren och kontakta supporten om skillnaden kvarstår. Se artikeln om varför loggen och fakturalistan visar olika saker.

5. För SFTP-leverans: klicka på klockan uppe till höger på fakturan

Klockikonen uppe till höger på fakturan visar en tidslinje: när fakturan behandlats, när den skrevs till SFTP:n och med vilket filnamn. Har filen skrivits är nästa steg din egen IT-avdelning, som kan söka på filnamnet. Se artikeln om när kunden inte hittar fakturan i sitt affärssystem.

6. Kontrollera fakturans leveransformat

Fältet invoice format på fakturan visar hur den faktiskt skickades: Electronic invoice through Peppol eller Email (as PDF).

Står det Email (as PDF) gick fakturan som PDF i ett mejl, inte som e-faktura i Peppol-nätverket. Kontrollera vilken e-postadress den gick till. Avsändaren bör i fortsättningen behålla det förvalda formatet och fylla i mottagarens Peppol-ID (adressen företaget har i Peppol-nätverket, på formen 0007:).

7. Kolla karantänen innan du felanmäler

I karantänvyn hamnar bland annat dubbletter, skanningsfel och dokument som kräver granskning. Low quality är en karantänorsak, inte en status i transaktionsloggen. Öppna posten och följ de åtgärder som visas.

Vid normal inkommande dubbletthantering är originalet redan levererat när senare exemplar hamnar i karantän. Hanteringen kan vara konfigurerad annorlunda för kontot. Se artikeln om dubbletter.

Dokument som inte är fakturor, exempelvis påminnelser och inkassobrev, sorteras inte bort enbart på grund av dokumenttypen. Dokument som kan läsas in tillgängliggörs enligt den ordinarie hanteringen. PDF-filer eller skannade dokument med låg källkvalitet kan placeras i karantän.

8. Gick fakturan till fel mottagare?

Kontrollera Receiving party ID, riktning och status i transaktionsloggen. Om fel mottagare användes, följ artikeln om fakturor som skickats till fel mottagare innan du skickar något igen.

Om meddelandet aldrig kom in till Qvalia

Saknas raden helt i transaktionsloggen är detta de belagda orsakerna:

Fakturan skickades som PDF via e-post i stället för som e-faktura. Då finns ingen Peppol-transaktion att hitta. Fråga avsändaren vilken adress den gick till.
Mejlet gick till fel skanningsadress. Skanningsadresserna har formen se @qvaliainvoices.com och det finns en per juridisk person. Om adressen inte är konfigurerad studsar mejlet.
Vidarebefordran från er egen e-postlåda blockeras. Detta är den vanligaste orsaken när det enbart är de vidarebefordrade mejlen som försvinner. Skicka en faktura direkt till skanningsadressen och vidarebefordra sedan samma mejl till help@qvalia.com, så kan Qvalia jämföra de två.

Om det fortfarande inte fungerar

Kontrollera en sista gång: att du sökt i transaktionsloggen på både fakturanummer och status Error, att fakturan inte ligger i karantän och att rätt kanal och mottagare användes.
Ha med dig när du kontaktar supporten: fakturanummer, datum och tid då fakturan skickades, avsändarens och mottagarens organisationsnummer eller Peppol-ID, statusen som visas i loggen, skärmbild av loggraden, samt vilken kanal som används (Peppol, SFTP, API eller skanning via e-post) och vad som blivit fel. Gäller det ett skanningsfel, ange fakturanummer och exakt vad som blivit fel i skanningen. Den rapporteringen används för att förbättra skanningen.
Kontakta supporten: via supportformuläret längst ned på https://qvalia.com eller på help@qvalia.com.