Min kund byter e-fakturaoperatör: vad ska jag göra?

Fakturerar du redan via Peppol? Gör ingenting. Ett operatörsbyte hos köparen påverkar inte Peppol-flödet.
Använder du en annan e-fakturaoperatör? Gör ingenting. Operatörerna routar om mellan sig.
Skickar du via en inköps- eller fakturaplattform? Kontakta plattformen och be dem routa om till Peppol.
Studsar fakturorna efter bytet beror det nästan alltid på fel Peppol-ID, inte på bytet i sig. Se artikeln om att köparens organisationsnummer inte är deras Peppol-ID.

Vad gäller för dig?

Så skickar du i dag

Vad du behöver göra

1. Via Peppol: direkt eller genom en accesspunkt

Ingenting. Du fortsätter fakturera precis som vanligt, inte bara till den kund som byter utan till alla kunder som är anslutna för att ta emot fakturor via Peppol-nätverket

2. Via en annan e-fakturaoperatör eller VAN-tjänst

Ingenting. Qvalias besked till leverantörer i den här situationen är rakt: du ska inte behöva göra något när du har en operatör. Operatörerna routar om sinsemellan

3. Via en inköps- eller fakturaplattform

Kontakta plattformen och be dem routa om till Peppol. Plattformar av den här typen kan normalt skicka Peppol, vilket är det köparen efterfrågar

4. Du vill eller kan inte gå över till Peppol

Följ köparens aktuella faktureringsinstruktioner och kontrollera med er operatör vilka alternativ som kan användas

5. Du fakturerar manuellt i en portal

Ingenting i själva flödet ändras. Kontrollera att du fakturerar rätt mottagaradress: se avsnittet om Peppol-ID nedan

Vad bytet omfattar

Om samma Peppol-ID flyttas genom Peppols migreringsprocess kan avsändarna fortsätta använda adressen. Köparen bör efter flytten kontrollera att samtliga dokumenttyper som ska tas emot är registrerade hos den nya tjänsteleverantören. Följ alltid köparens aktuella informationsbrev för den specifika förändringen.

Varför du inte behöver göra något när du redan skickar via Peppol

Peppol är ett nätverk, inte en operatör. Du adresserar mottagaren med ett Peppol-ID, aldrig med namnet på mottagarens operatör. När köparen byter operatör flyttas mottagarens Peppol-ID till den nya operatörens accesspunkt, och nätverket slår upp den nya vägen automatiskt. Det är hela poängen med att fakturera via Peppol, och köparnas egna informationsbrev uttrycker det på samma sätt: genom att fakturera via den vägen påverkas du inte av kommande byten av VAN-tjänst.

Om en faktura redan var på väg vid bytet

Ett operatörsbyte har ett brytdatum. Dokument som skickas efter brytdatumet routas enligt kundens nya registrering. Dokument som den tidigare operatören redan har tagit emot flyttas inte automatiskt till Qvalia.

Som leverantör ska du därför kontrollera leveransstatusen innan du skickar om en faktura:

Om fakturan redan har levererats till kunden behöver du inte göra något.
Om kundens tidigare operatör har tagit emot fakturan men inte levererat den ska kunden först begära leverans därifrån. Om det inte går kan kunden be dig skicka fakturan på nytt till samma Peppol-ID, som då pekar på Qvalia.
Om din egen operatör ännu inte har skickat fakturan ska du först be operatören bekräfta det. Därefter kan du lämna in den på nytt via din vanliga kanal.

Skicka inte om en faktura innan leveransstatusen har kontrollerats. Annars kan kunden få en dubblett.

Om fakturorna ändå inte kommer fram

Det vanligaste felet efter ett operatörsbyte är inte bytet utan fel mottagaradress. Köparens organisationsnummer är inte alltid deras Peppol-ID, och i större organisationer har varje förvaltning eller enhet normalt ett eget Peppol-ID.

Felmeddelanden att känna igen:

Felkod eller text

Vad den betyder

E_VALIDATION / Invalid payload / Invoice is not valid according to Peppol BIS 3.0 rules

Fakturan uppfyller inte Peppol BIS 3.0. Detaljen under felet talar om vad som saknas

E_PEPPOL_PARTICIPANT_VALIDATION: Peppol participant 0007:
    
      not registered for any document types

Den adress du skickat till är inte registrerad för någon dokumenttyp. Det är nästan alltid ett organisationsnummer som använts där ett registrerat Peppol-ID krävs

Läs vidare i artikeln om att köparens organisationsnummer inte är deras Peppol-ID. Där står också var du hittar rätt ID.

Om det fortfarande inte fungerar

Kontrollera en sista gång: att du skickar till köparens Peppol-ID och inte till deras organisationsnummer, att ID:t hör till rätt förvaltning eller enhet hos köparen, och att din egen operatör eller plattform faktiskt skickar via Peppol.
Ha med dig när du kontaktar supporten: det Peppol-ID du skickat till inklusive schema, köparens namn och den enhet fakturan avser, fakturanummer och fakturadatum, vilken operatör eller plattform du skickar genom, samt det exakta felmeddelandet du fått tillbaka.
Kontakta supporten: via supportformuläret längst ned på https://qvalia.com eller på help@qvalia.com.