Krav, KYC och regelefterlevnad för partners

För att säkerställa ett säkert och tillförlitligt nätverk måste partners som arbetar med Qvalia följa särskilda rutiner för Know Your Customer (KYC) och regelefterlevnad. Dessa krav stödjer regulatoriska skyldigheter, säkerställer efterlevnad av Peppol-ramverket och skyddar integriteten i elektroniska affärsmeddelanden.

Partners spelar en viktig roll i att verifiera slutanvändares identitet och säkerställa att organisationer som använder tjänsten är behöriga att utbyta dokument och meddelanden via nätverket.

Varför KYC och regelefterlevnad krävs

Elektroniska affärsnätverk som Peppol bygger på förtroende mellan deltagarna. Tjänsteleverantörer och partners måste säkerställa att organisationer som använder nätverket är legitima och behöriga att använda de identifierare de är registrerade med.

Partners ansvar

Partners ansvarar för att genomföra första linjens identifiering och verifiering av alla slutanvändare som ansluts via deras tjänster, samt för att säkerställa att onboarding-informationen är korrekt.

Genomför KYC-kontroller. Partners måste verifiera den juridiska identiteten för varje slutanvändare innan åtkomst till tjänsten aktiveras. Detta inkluderar att bekräfta att organisationen existerar som juridisk person och att den onboarding-information som tillhandahålls är korrekt.

Verifiera tjänsteidentifierare. Partners måste verifiera att slutanvändare är behöriga att använda de identifierare som är kopplade till tjänsten. Detta inkluderar att bekräfta rätten att använda identifierare såsom Peppol-ID eller andra elektroniska adresser som används för dokumentutbyte.

Tillhandahåll nödvändig onboarding-information. Partners måste på begäran tillhandahålla Qvalia den information som krävs för varje slutanvändare. Detta inkluderar vanligtvis organisationens juridiska uppgifter, organisationsnummer samt de tjänsteidentifierare som används i nätverket. Informationen kan behövas för att uppfylla regulatoriska krav eller Peppol-nätverkets regler.

Upprätthåll verifieringsdokumentation. Partners måste spara dokumentation och register över KYC- och verifieringsåtgärder som utförts för varje slutanvändare. Dessa register ska hanteras i enlighet med tillämplig lagstiftning och interna compliance-rutiner, och ska på begäran kunna tillhandahållas Qvalia för efterlevnadskontroller, revision eller förebyggande av bedrägeri.

Rapportera misstänkt aktivitet. Partners måste utan dröjsmål informera Qvalia om misstänkt missbruk, bedrägeri eller andra oegentligheter som rör en slutanvändare eller en tjänsteidentifierare.

Samarbeta kring efterlevnadsåtgärder. Om regulatoriska krav, nätverksregler eller compliance-kontroller kräver utredning, avstängning eller begränsning av en slutanvändare ska partners samarbeta med Qvalia för att möjliggöra dessa åtgärder.

Säkerställ korrekt information. Partners måste säkerställa att onboarding-informationen är fullständig och korrekt. Om nödvändig information är ofullständig, felaktig eller inte kan verifieras, kan Qvalia begränsa eller stänga av åtkomsten till tjänsten för den berörda slutanvändaren.

Stöd för Peppol-efterlevnad

Som del av Peppol-ekosystemet måste Qvalia och dess partners följa de regler som definieras av Peppol-nätverket. Dessa regler kräver att tjänsteleverantörer upprätthåller tydliga register över deltagarnas identitet och säkerställer att identifierare som används i nätverket tillhör behöriga organisationer.

Qvalia kan också genomföra egna verifieringsåtgärder när detta krävs enligt tillämplig lagstiftning, regulatoriska ramverk eller nätverksregler, såsom Peppols interoperabilitetsramverk.

Krav relaterade till regelefterlevnad kan uppdateras över tid för att återspegla förändringar i lagstiftning, regelverk eller styrning av nätverk.

Genom att uppfylla dessa ansvar bidrar partners till att upprätthålla en stabil och regelmässigt korrekt miljö för säkert elektroniskt dokumentutbyte.

För vidare läsning, se den officiella listan över regler och skyldigheter.

Behöver du hjälp?

Om du har frågor om partner-onboarding, KYC-rutiner eller compliance-krav, kontakta Qvalia support eller din partneransvariga.