Varför ser jag dubbletter?

Dubblettkontrollen ingår och matchar på avsändarens organisationsnummer, fakturanummer, totalbelopp och fakturadatum.
Normalt stoppas en inkommande dubblett i karantän, där du väljer vilken faktura som ska användas. Originalet är då redan levererat.
En utgående dubblett får normalt en notering i fakturans tidslinje i stället för att stoppas.
Hanteringen kan vara konfigurerad annorlunda för ditt konto. Fakturans tidslinje och de åtgärder som visas i karantänen visar vad som faktiskt har hänt.
Ser du dubbletter som inte finns i transaktionsloggen har de inte kommit via Qvalia, utan via ett annat inflöde hos er.

Så uppstår dubbletter

Uppkomstsätt

Vad som hänt

Vad du gör

Omsändning från båda håll

Samma faktura skickas om från mer än ett håll.

Behåll en av varje och stäm av vem som ansvarar för eventuell ny sändning.

Leverantören skickar flera gånger

Samma faktura skickas om av avsändaren.

Kontrollera vilken faktura som ska användas och lös dubbletten med de åtgärder som visas.

Ett annat inflöde hos er

Fakturorna har inte gått via Qvalia alls utan kommit in på en annan väg.

Kontrollera om ni har ett parallellt flöde för inkommande fakturor. Saknas fakturorna i transaktionsloggen kommer de inte från Qvalia.

Dubbletter i karantän

Dubbletter hamnar i karantänvyn i webbgränssnittet. Det viktiga att veta:

Vid normal inkommande hantering är originalet levererat. Att senare exemplar ligger i karantän betyder då inte att originalfakturan stoppats.
Innehållet i karantänen går inte vidare förrän du utför en tillgänglig lösningsåtgärd.
Välj rätt faktura. I lösningsvyn väljer du vilken faktura som ska användas. Den andra arkiveras.

I karantänen ligger även dokument som inte kunnat skannas som fakturor. De har karantänorsaken Low quality och är en annan sak än dubbletter: se artikeln om fakturor som inte kommit fram.

Så identifieras en dubblett

Dubblettkontrollen jämför fyra uppgifter: avsändarens organisationsnummer, fakturanummer, totalbelopp och fakturadatum. Granska ändå fakturorna innan du väljer original, eftersom felaktiga eller ofullständiga avsändaruppgifter kan ge en missvisande träff.

Hanteringen styrs av kontots konfiguration. Kontakta supporten om inkommande eller utgående dubbletter ska hanteras på ett annat sätt för ert konto.

Om en äldre faktura har ersatts visas den inte längre i listan. Behöver du den, kontakta supporten med fakturanummer, avsändare och datum, så undersöker vi vad som går att göra. Vi kan inte garantera att en ersatt faktura går att ta fram i efterhand.

Dubbletter vid omsändning

Ska en faktura skickas om efter en rättning, stäm av vem som gör omsändningen. Den dokumenterade huvudorsaken till stora dubblettvolymer är att Qvalia kört om en sats efter en fix samtidigt som kunden själv skickat om samma fakturor, utan att de två satserna kontrollerats mot varandra.

Innan du skickar om: fråga supporten om fakturorna redan ingår i en omkörning.

Om det fortfarande inte fungerar

Kontrollera en sista gång: om dubbletterna finns i transaktionsloggen, vilken faktura som ska användas och vilka åtgärder som visas i karantänen eller tidslinjen.
Ha med dig när du kontaktar supporten: ungefär hur många dubbletter det gäller, ett par fakturanummer som exempel, vilken avsändare de kommer från, datum då de kom in, och om ni själva har skickat om fakturorna under perioden.
Kontakta supporten: via supportformuläret längst ned på https://qvalia.com eller på help@qvalia.com.